Bewerbung per E-Mail – SO geht’s!

Eine E-Mail Bewerbung ist eine Bewerbung, die man per E-Mail verschickt. Ganz einfach, oder? Wenn du dich fragst, ob nicht doch mehr dahintersteckt, ist dieser Artikel für dich.

Ich bin wirklich nicht der Meinung, dass man aus den einfachsten Dingen eine Raketen-Wissenschaft machen sollte. Deswegen schreibe ich diesen Artikel auch erst heute. Es war mir einfach zu profan zu erklären, wie man eine Bewerbung per E-Mail verschickt. Bis mir mit der Zeit auffiel: so profan ist das gar nicht – es ist sogar ganz schön vielseitig.

Was ist es also, das eine E-Mail Bewerbung so herausfordernd macht, obwohl wir alle nachts im Dunkeln und mit Augen zu E-Mails verschicken können? Ich habe die häufigsten Fehler und Fragen gesammelt und beantworte sie hier für dich. Bereit? Halt‘ dich fest:

Anschreiben in die E-Mail oder als Anhang?

So eine E-Mail ist schnell aus der Hüfte geschossen – das ist sehr praktisch, birgt aber auch die Gefahr, dass du etwas zu salopp rüberkommst. Auch wenn die Stellenanzeige recht locker formuliert ist rate ich dir dazu, die Form zu wahren. Das heißt, ein zwei freundliche Sätze als Einleitung, vielleicht dein Kurzprofil in Stichpunkten, dein Name, deine Kontaktdaten – that’s it.

Warum nicht gleich das Anschreiben als E-Mail Text? Hast du schon einmal eine E-Mail ausgedruckt? Die Schrift ist meistens zu klein, durch den E-Mail Kopf wirkt das Blatt unruhig und man hat eigentlich gar keine Lust, den Text zu lesen. Stell‘ dir mal vor wie das aussieht, wenn die E-Mail noch zweimal weitergeleitet wurde. In Sachen Übersichtlichkeit und Lesefluss ist das der blanke Horror.

Das ist genau der Grund, warum ich niemals den E-Mail Text für das Anschreiben nutzen würde. Das Anschreiben gehört in den Anhang und in die E-Mail selber gehört eine kurze, freundliche Einleitung.

Welches Format soll mein Anhang haben?

Bitte nur PDF, weil alles andere je nach Betriebssystem an Format verlieren kann. Um es ganz deutlich zu sagen: Wenn du ein Word-Dokument schickst bist du sofort raus – zumindest wenn es um einen Job geht, bei dem du ab und zu mit dem Computer arbeiten musst. Das hat zwei Gründe:

  1. Wahrscheinlich kann man deine Bewerbung gar nicht erst öffnen oder nicht richtig lesen
  2. Ist gemeinhin bekannt, dass es im Internet kostenlose PDF-Werkzeuge gibt.

Also: Entweder wandelst du deine Bewerbung über Drucken => als PDF sichern in ein entsprechendes Dokument um oder über diesen online-Dienst pdf24.org

Wie viele Anhänge soll ich senden?

Früher war ich ein Fan von mehreren Anhängen: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Hübsch übersichtlich. Bis ich das erste Mal in kürzester Zeit über 80 Bewerbungen zu bearbeiten hatte und einen Klick-Arm bekam.

Jetzt plädiere ich für die E-Mail Bewerbung mit einem einzigen Anhang, in dem alles der Reihe nach zu finden ist:

  1. Anschreiben
  2. Deckblatt wenn vorhanden
  3. Lebenslauf zwei Seiten (maximal drei)
  4. Zeugnisse (bitte nur die wichtigsten in chronologischer Reihenfolge)

Jeder Empfänger hat die Möglichkeit, über den Druckbereich individuell auszuwählen, was er genau in den Händen halten möchte. Für einen Download braucht es einen einzigen Klick und für das Öffnen auch. Mir fällt kein Grund ein, der dagegen spricht.

Wie bekommst du jetzt deine einzelnen PDF-Dokumente in eine einzige Datei? Ganz einfach: Mit Hilfe dieses kostenlosen Tools: pdf24.org

Wie groß darf der Anhang sein?

Früher galten 2 MB, heute sind die Kapazitäten etwas größer und es dürfen bis zu 5 MB sein. Offiziell. Ich persönlich erkenne an der Größe der Datei meistens schon, wie technisch affin jemand ist, denn es gibt ja durchaus Möglichkeiten, ein paar MB aus dem Segel zu nehmen:

Wie kann ich den Anhang verkleinern?

Häufig ist das Bewerbungsfoto zu groß. Es kommt vom Fotografen in sehr guter Qualität, so dass man es auch auf Postergröße drucken lassen könnte. Das ist natürlich für eine Bewerbung etwas übertrieben, deswegen kannst du es auf der Seite fotosverkleinern.de auf ein alltagstaugliches Größen-Niveau bringen.

Füge dein Foto nicht per Copy/Paste in dein Word-Dokument ein, sondern über Einfügen => aus Datei => Bild einfügen. Danach kannst du über einen Doppelklick auf das Bild und auf dem Reiter „Layout“ einstellen, dass das Bild vor den Text gesetzt wird und es bequem formatieren.

Das gilt auch für deine Zeugnisse. Wenn es Bild-Dateien sind kannst du sie über den Link oben verkleinern.

Wenn deine PDF-Datei am Ende immer noch zu groß ist, kannst du sie über diese Seite nochmals komprimieren: smallpdf.com

Welchen Namen soll ich der Datei im Anhang geben?

Am besten diesen: „Bewerbung_MaraMusterfrau_MarketingLeiterin_FirmaMeier“ Etwas lang, aber alles drin!

Wo ist der Unterschied zwischen E-Mail Bewerbung und online-Bewerbung?

Eine E-Mail Bewerbung schickst du per E-Mail, bei einer online-Bewerbung ist meistens ein Bewerberportal im Spiel. Jedes Bewerberportal stellt andere Anforderungen. Manchmal erhältst du den Zugang erst, nachdem du deine Bewerbung schon per E-Mail erhalten hast, um in der Datenbank weitere Angaben zu machen.

Bewerberportale sind besonders bei großen Unternehmen beliebt, weil hier häufig schon eine Vorauswahl über Algorithmen getroffen wird. Deswegen ist es besonders wichtig, dass du deine Eingaben sorgfältig machst – auch wenn du deine Bewerbung schon per E-Mail geschickt hast.

Kann ich eine Bewerbung per Post schicken, auch wenn eine Bewerbung per E-Mail gewünscht wird?

Nein :-) Auch wenn du dich abheben möchtest von deinen Mitbewerbern: Das ist der falsche Weg.

Was soll im Betreff stehen?

Beziehe dich im Betreff auf die Stellenausschreibung, eventuell die Ausschreibungsnummer, den Job-Titel oder das persönliche Gespräch, wenn es sich um eine Initiativbewerbung handelt. Es sollte immer ganz klar sein, worum es in deine E-Mail geht. Das Wort „Bewerbung“ allein reicht nicht, es erschwert vielen Unternehmen die Bearbeitung ungemein.

Nicht so angetan bin ich persönlich von Experimenten wie „Suchen Sie Top-Mitarbeiter? Dann habe ich etwas für Sie!“

Wie muss meine Absender E-Mail Adresse aussehen?

Neulich habe ich ein witziges Beispiel in einem XING-Artikel gelesen: sexyhexy@hotmail.com ;-) Obwohl das natürlich die Stimmung in der Personalabteilung massiv aufhellen würde, wird es wohl nicht zu einem persönlichen Gespräch kommen.

Was auch nicht geht:

  1. Spitznamen, z.B. kristinchen@…
  2. E-Mail Adresse des Mannes
  3. familiemeier@meier.de
  4. Gesinnungsadressen wie erleuchtung@…
  5. alles, was in diese Richtung geht.

Am einfachsten ist der eigene Name: vorname.nachname@gmail.com zum Beispiel. So findet der Empfänger dich in der Inbox oder im System praktischerweise immer gleich wieder.

Kostenlose E-Mail Adressen erhältst du zum Beispiel bei gmx.de, web.de oder googlemail.com .

An wen sende ich meine Bewerbung?

Bitte sende die E-Mail nicht an eine allgemeine E-Mail wie info@…, wenn es nicht explizit in der Stellenausschreibung verlangt wird. Mache dir außerdem die Mühe, einen Ansprechpartner herauszufinden und ihn mit „Sehr geehrter Herr Müller-Puvogel (Achtung, das ist nur ein Beispiel)“ anzusprechen. Es kostet dich nur einen Anruf.

Das klingt so lange übertrieben, bis du selber mal ein paar E-Mails bekommen hast in denen du nicht direkt mit Namen angesprochen wirst. Es fühlt sich einfach unpersönlich an, oder? Deswegen frage ich meine Newsletter-Abonnenten auch nach ihrem Vornamen – um sie persönlich ansprechen zu können. Wenn du bisher nicht mit Namen angesprochen wirst: Du kannst das am Ende jeder E-Mail von mir in den „Newsletter-Einstellungen“ ändern.

Was mache ich, wenn keine Empfänger-Adresse angegeben ist?

Da es ja eine E-Mail Bewerbung ist und kein Brief kannst du die Adresse weglassen, wenn sie nicht explizit in der Stellenausschreibung genannt wurde. Es reicht dann der Unternehmensname und der Name des Ansprechpartners.

Wichtig ist, dass du weißt, wo dein Arbeitsort sein würde – wenn das aus der Anzeige nicht klar hervorgeht, solltest du es vorab telefonisch klären.

Kann ich mehrere Bewerbungen gleichzeitig per E-Mail rausschicken?

Es gibt nur zwei Situationen, die mir dazu einfallen:

  1. Du hast eine standardisierte Bewerbung, einen Standard-Text und möchtest dich auf gut Glück bewerben.
  2. Du bist Expertin auf deinem Gebiet und am Markt so gefragt, dass du dich mit der gleichen Bewerbung bei deinen Wunschunternehmen vorstellen kannst.

Im Fall 1 rate ich dir ab ;-)

Hättest du gedacht, dass es zu diesem Thema so viele Fragen geben kann? Wurden deine Fragen auch beantwortet? Wenn nicht, hinterlasse sie gerne als Kommentar!

Cathrin Eggers
Seit 2015 bin ich als Coach speziell für Frauen tätig, die sich beruflich verändern möchten und sich dabei individuelle Unterstützung wünschen. Gemeinsam mit meinen Klientinnen schaue ich mir das ganze Bild an und beleuchte Wünsche, Erfahrungen, aktuelle Lebenssituation und Ziele. Daraus entsteht eine strategische Jobsuche und eine treffsichere Bewerbung. Darüber hinaus unterstütze ich bei Entscheidungsfindungen, wenn konkrete Jobangebote oder Beförderungen ins Haus stehen.

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4 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hallo Cathrin,

    danke für den übersichtlichen und stimmigen Beitrag. Eine Anmerkung von mir, selbst Nutzerin des kostenfreien Tools „pdf24“ – wenn man das kleine Programm öffnet, hat man direkt einen Menüpunkt, welcher sich „PDf Dateien komprimieren“ nennt. Da braucht man kein weiteres Tool.
    Um Bilder in Sekundenschnelle zu verkleinern, empfehle ich ein kostenloses Programm mit dem Namen „TinyPic“. Kleines Teil und man kann klassisch via drag&drop das Bild mit einem Mausklick in das Fenster des Programms ziehen und legt fest, wie klein es werden soll. Das verkleinerte Bild wird dann mit einem entsprechenden Dateinamen in denselben Ordner abgelegt. Weiterer Vorteil: man kann gleich mehrere Bilder markieren und in das Fenster ziehen. Wobei ich schon darauf achten würde, dass der Qualitätsverlust nicht zu groß wird. Die Sache mit dem Anhang überdenke ich noch einmal, bisher habe ich immer zwei angefügt. Der erste heißt bei mir „Bewerbungsunterlagen_Frau_Mustermann“ und enthält Deckblatt, Anschreiben und Lebenslauf. Der zweite Anhang lautet „Zeugnisse_Frau_Mustermann“ und da sind dann alle drin. Wobei ich das Argument teile, dass man ja im Druckdialog auswählt, was aufs Papier soll.

  2. Ich hab schon einige E-Mail-Bewerbungen mit mehreren Anlagen verschickt, weil ich kein kostenloses Tool gefunden habe, das PDF’s zusammenfügt ohne ein Wasserzeichen zu hinterlassen. Auch hab ich bisher nicht daran gedacht, die Stellenbezeichnung in den Dateinamen aufzunehmen. – Insgesamt tolle Tipps!

    1. Liebe Doris,
      vielen Dank für deinen Kommentar und das gute Feedback! Ich freue mich, wenn dir meine Tipps dabei helfen, einen tollen neuen Job zu finden!
      Viel Erfolg und beste Grüße
      Cathrin

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