5 Tricks, die sofort helfen, wenn dir alles zu viel wird

Die schöne Zeit des Jahres hat begonnen und viele lange freie Wochenenden stehen bevor. Die Kehrseite? Noch weniger Zeit alles zu erledigen, was auf der To Do Liste steht.

Nachdem in den letzten Jahren Bücher über Produktivität einen regelrechten Kultstatus erreichten, fangen die ersten Kritiker schon wieder an, den allgemeinen Selbstoptimierungs-Wahn zu verteufeln: „Höher, schneller, weiter, das muss doch nicht sein.“ Klar, Extreme sind immer gefährlich. Aber wie kann es gehen, wenn es soviel zu tun gibt und so wenig Zeit da ist?

Fakt ist, dass wir manchmal sogar krank werden, wenn wir uns überwältigt fühlen, dass wir den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen und nicht wissen, wo wir eigentlich anfangen sollen. Dass die Liste der Dinge, die es zu erledigen gibt, so lang wird, dass uns plötzlich alles egal ist und wir uns mit einem Latte Macchiato an die Alster setzen. Bis es noch schlimmer wird. Oder bis wir, zum Beispiel, viele Jahre in einem Job gesessen haben, aus dem wir schon so lange weg wollten. Geht das eigentlich allen Menschen so? Mal sehen.

Warum es den einen zu viel wird und den anderen nicht

Es gibt Menschen, die haben damit anscheinend überhaupt kein Problem. Die haben scheinbar alles im Griff und unter Kontrolle. Wie machen die das nur? Ich glaube, es gibt 4 Kategorien von Menschen in Sachen Produktivität:

  • Typ 1: Die, die sich aus allem heraushalten, was mit mehr Arbeit zu tun hat, um ihre kleine Welt in Ordnung zu halten. Das sind die, die niemals einen Salat mitbringen zur Party aber gerne kommen, weil sie dann nicht kochen müssen. Persönliches Wachstum und Gemeinschaft außerhalb ihres Horizonts sind für sie kein Thema, deswegen haben sie mehr Zeit als alle anderen.
  • Typ 2: Die, die sich sehr unter Druck setzen, um es allen recht zu machen – dazu gehört auch, gute Laune zu verbreiten und den Schein zu wahren. Sie bringen drei Salate zur Party mit, falls jemand anders keinen mitbringt. Auch, wenn sie dafür nachts um 3:00 Uhr aufstehen müssen. Hinter den Kulissen entstehen manchmal Burnouts, Tics, Depressionen und andere Symptome.
  • Typ 3: Die, die mehr vom Leben haben und daran wachsen statt zerbrechen wollen. Sie arbeiten an ihren Prioritäten und gucken trotzdem über den Tellerrand. Sie bieten nur dann an, einen Salat zur Party mitzubringen wenn sie es unter Berücksichtigung der eigenen Ressourcen einrichten können. Vielleicht rufen Sie Typ 1 an und bitten ihn, sich diesmal zu beteiligen. Im Notfall können sie ein paar Sachen im Kalender verschieben und das Parybuffet damit retten.
  • Typ 4: Die, die zu Typ 3 gehören wollen und manchmal trotzdem überfordert sind.

Für Typ 4 ist diese Liste.

5 Tricks, die sofort helfen, wenn dir alles zu viel wird

1. Übernimm‘ die Verantwortung für deine Entscheidungen

„Nein“ sagen zu können ist wichtig, das steht in jeder Frauenzeitschrift. Es ist auch keine Raketenwissenschaft zu verstehen: Jedes „Ja“ für eine Sache bedeutet eben auch ein „Nein“ für eine andere Sache. Wenn ich zum Beispiel „Ja“ zu den Überstunden sage, sage ich womöglich gleichzeitig „Nein“ zum gemeinsamen Abendessen mit der Familie.

Für Typ 1 liegt die Sache ganz klar auf der Hand: Alles, was nicht unmittelbar den eigenen Vorteil betrifft, bekommt ein „Nein“. Wer so nicht tickt, sagt aber vielleicht einmal zu oft „Ja“ und tut sich selber und anderen damit langfristig keinen Gefallen.

Trick 1

Überlege ganz genau, welche Konsequenzen deine Entscheidung mit sich bringt und übernehme die Verantwortung dafür. Mache niemanden später für deine Entscheidung verantwortlich „Ja“ gesagt zu haben, es sei denn, du hast sie unter Androhung von Gewalt getroffen. Dein Kalender ist voll mit wichtigen Terminen und die Bewerbung soll morgen raus? Dann kannst du diesmal leider nicht einspringen. Aber das nächste Mal kannst du vielleicht etwas verschieben und es möglich machen.

2. Hab‘ keine Angst vor Ablehnung

Bist du schon einmal zu einer Veranstaltung gegangen, obwohl es dir überhaupt nicht gut ging? Du hättest absagen können, aber was sollten dann die anderen denken? Vielleicht würdest du nie mehr eingeladen werden? Also hast du dich hingeschleppt. Wie sich herausstellt keine gute Idee, denn dich hat es danach richtig flach gelegt und du bist eine Woche komplett ausgefallen. Die Woche danach musstest du alles nachholen, was liegen geblieben ist. Deine eigenen Pläne weiterverfolgen? Auf Wochen nicht dran zu denken.

Trick 2

Triff‘ deine Entscheidungen nicht aufgrund einer diffusen Angst, was alles passieren könnte. Mache dir den Mechanismus bewusst, der sich in deinem Kopf abspielt und mache dir klar, dass deine Ängste vermutlich unbegründet sind. Du musst nicht überall dabei sein und schon gar nicht um jeden Preis. Plötzlich entsteht viel mehr Zeit und Raum für andere Dinge.

3. Denke in Phasen

Es wird immer Phasen geben, wo mehr zu tun ist als in anderen Phasen und keine Entscheidung fällbar ist, die Ruhe reinbringt. Wenn es Deadlines im Job gibt und ausgerechnet jetzt die beste Freundin heiratet und dir die Planung der Feier anvertraut hat. Oder in der heißen Bewerbungsphase, wenn Unterlagen verschickt und Gespräche geführt werden wollen – während der alte Job weiterläuft und der 18. Geburtstag des Sohnes ansteht.

Trick 3

Irgendwann ist es vorbei. Es ist nur eine Phase, in der du dich zwar überdimensional anstrengen musst, aber in der du auch überdimensional viel lernen wirst. Das Ziel ist nicht, gleichförmig stressfrei zu leben, sondern negativen Stress zu vermeiden, der entsteht, wenn wir das Gefühl haben fremdgesteuert zu sein. Wenn du dieses Gefühl hast, gehe bitte nochmal zu Punkt 1 zurück. Ansonsten stehe zu deinen Entscheidungen und freue dich, wenn du deine Aufgaben nach dieser Zeit gemeistert hast und es wieder ruhiger wird.

4. Plane deine Aufgaben

Ich war lange ein Fan von To Do Listen, bis ich bemerkt habe, dass sie immer länger werden anstatt kürzer. Aus dem Stehgreif können wir alle hunderte von Dingen aufschreiben, die wir noch zu tun hätten. Viele machen das schon gar nicht mehr, weil es sowieso keinen Sinn hat dagegen anzuarbeiten. Der Nachteil: die Aufgaben häufen sich im Kopf an und befeuern das Gefühl, völlig überfordert zu sein.

Trick 4

Nimm‘ deinen Kalender zur Hilfe und plane die Dinge ein, die du wirklich erledigen willst. Dabei wird sich herausstellen, dass du gar nicht alles JETZT und auf einmal zu erledigen hast, sondern dass manche Aufgaben vor anderen zu erledigen sind und sich so eine Priorisierung fast von alleine einstellt. Mit ausreichend „Puffern“ in den Kalender eingetragen haben sie plötzlich ihre negative Wirkung auf uns verloren: sie sind raus aus dem Kopf, weil sie im Kalender stehen und sie werden auch wirklich erledigt, weil sie im Kalender stehen. Auch, wenn sie manchmal verschoben werden müssen.

5. Identifiziere die wichtigsten Aufgaben für HEUTE

Kennst du das Gefühl, 1.000 Dinge gemacht und nichts geschafft zu haben? Logisch, wenn alles im Kopf durcheinander geht, lässt es sich leicht wahllos die To Do Liste abarbeiten. Am besten die unwichtigen Sachen zuerst, die gehen so schön schnell. Und wieder ein Haken. Das Gefühl, trotzdem nicht voranzukommen rührt daher, dass wir uns nur begrenzt selber hinters Licht führen lassen: Natürlich ist uns klar, dass die wichtigen Punkte immer noch auf der Liste stehen.

Trick 5

Überlege dir für den Anfang eine größere Aufgabe, die du heute erledigen willst. Im Idealfall steht die schon im Kalender, weil du Trick 4 angewendet hast. Wenn du diese Aufgabe geschafft hast, kannst du dich allen anderen Dingen zuwenden, wenn noch Zeit übrig ist. Aber dein Tagesziel hast du erreicht. Freue dich ganz bewusst darüber, denn das ist die beste Voraussetzung, später zwei oder drei größere Dinge am Tag anzugehen und so mit der Zeit auch ein großes Fernziel zu erreichen.

Fazit

Viele Dinge im Leben gehen wir ganz bewusst und strukturiert an, weil es uns so beigebracht wurde und weil es für uns selbstverständlich ist, uns an einem Muster zu orientieren. Dass ein Bewerbungsprozess zum Beispiel nicht vollkommen planlos und aus dem Bauch heraus erfolgreich sein wird, ist uns klar.

Wenn es um unseren Alltag geht, nehmen wir es oft so, wie es gerade kommt. Das kann natürlich funktionieren, in den meisten Fällen wird aber ein Preis dafür zu zahlen sein. Überforderung, Burnout, Ängste, innere Leere und so weiter können die Folge sein.

Dabei haben wir es selber in der Hand nach Phasen der Belastung auch wieder Ruhe einkehren zu lassen.

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