Geheimnisse einer Ex-Personalerin – und wie du dieses Wissen für deine nächste Bewerbung nutzen kannst

Privat kennen viele Bewerber den einen oder anderen Personaler – und umgekehrt. Sie gehen zusammen aus, sind befreundet, lieben sich oder teilen sich sogar die gleiche Familie.

Aber sobald der Personaler im Büro angekommen ist und der Bewerber vor seinen Unterlagen sitzt, sprechen sie voneinander als “die Personaler” oder “die Bewerber”. Was auf der Strecke bleibt ist das Bewusstsein darüber, es mit Menschen zu tun zu haben!

Dabei ist es genau das, was wir uns alle wünschen, Personaler wie Bewerber: Als Mensch mit all seinen Facetten wahrgenommen und anerkannt zu werden und in einer Arbeitswelt zu wirken, in der es menschlich zugeht. Um dorthin zu gelangen kommt es darauf an, dass jeder einzelne seinen Teil dazu beiträgt. Sowieso ist es eine gute Idee, bei sich selber anzufangen, schließlich können wir unser eigenes Handeln am allerbesten beeinflussen.

Im letzten Jahr habe ich Gaby Feile kennengelernt. Sie hat lange als Personalerin gearbeitet und sie ist ein großartiger Mensch, der in Bewerberungen immer mehr gesehen hat als nur ein paar Blätter Papier. Heute gibt sie uns einen Einblick hinter die Kulissen. Einen Einblick in die Gedankenwelt eines Personalers, sozusagen.

Vielleicht hilft es dir bei deiner nächsten Bewerbung, wenn du Gabys Worte im Hinterkopf hast und weißt: Personaler sind auch nur Menschen und sie wollen dir im Grunde nichts Böses:

Der Personaler an sich

Bewerber verzweifeln oft an ihnen: den Personalern. Sie gelten als streng, unflexibel und schwer erreichbar. Kurzum: Sie müssen oft als Schuldige herhalten, wenn es nicht läuft mit der Suche nach einem neuen Job. Aber stimmt das wirklich? Sind Personaler tatsächlich so schwierige Menschen mit unerreichbar hohen Anforderungen? Gibt es überhaupt eine Möglichkeit, sie auf seine Seite zu bringen?

Ich versichere dir: Personaler sind viel besser als ihr Ruf. Ich verrate dir drei Geheimnisse, die dir dabei helfen können, sie besser zu verstehen:

1. Personaler mögen Menschen

Personaler sind in der Regel an gut funktionierenden Beziehungen mit Menschen interessiert. Sie lösen gerne Probleme, sind hilfsbereit und mögen es, wenn andere sie um Rat bitten. Häufig positionieren sie sich daher als Dienstleister, auch intern, und werden so manchmal ungewollt zum „Mädchen für alles“.

Den Spagat zu schaffen zwischen “jederzeit hilfsbereit sein” und “klare Grenzen setzen” ist gar nicht so leicht und führt manchmal zu Unzufriedenheit. Das ändert aber nichts an der Tatsache, dass Personaler diesen Beruf ergriffen haben, weil sie Menschen generell mögen und gerne mit ihnen zusammenarbeiten.

2. Personaler haben viel zu tun

Das Arbeiten in einer Personalabteilung ist sehr administrativ: Regeln und Gesetze, viel Papierkram und interne Abstimmungsrunden. Man steht unter extremer Beobachtung und darf sich kaum Fehler erlauben. Das heißt: Jede zusätzliche Arbeit, die eine Bewerbung macht, bringt den eng getakteten Tag durcheinander und im Zweifel (viele) Überstunden mit sich.

Ist es da ein Wunder, dass Bewerbungen, die aus 12 Einzeldokumenten bestehen, nicht so genau angeschaut werden? Oft nimmt sich ein Personaler nicht mal 60 Sekunden Zeit für eine Bewerbung. Nicht, weil ihn der Mensch dahinter kalt lässt, sondern weil er einfach nicht die Bandbreite hat, sich mit all dem Material auseinanderzusetzen und Informationen erst zu suchen.

3. Personaler wünschen sich mehr Wertschätzung

Personalabteilungen haben in Unternehmen häufig den Ruf der Verwaltungsabteilung, die vor allem Geld kostet und nicht aktiv zum Erfolg des Unternehmens beisteuert. Weil die meisten Personalerinnen (häufig sind es ja Frauen, daher ab jetzt Personalerinnen), sich generell mit administrativen Tätigkeiten und als Dienstleisterin wohlfühlen, tun sie sich schwer, ihr Image proaktiv zu verbessern und sich als ernst zu nehmende Expertinnen zu positionieren. Stattdessen wünschen sie sich im Stillen, besser wahrgenommen zu werden – und mehr Wertschätzung für ihre Arbeit zu erfahren.

Sieh Personalerinnen als deine Verbündeten!

Sie stehen unter großem Druck, ihre offenen Stellen bestmöglich und schnell zu besetzen. In der Regel sind sie dankbar für jede Bewerbung, die dem gesuchten Profil entspricht. Hilf ihnen dabei, eine gute Entscheidung zu treffen, die ihnen intern zu einem positiven Ansehen verhilft. Denn: Risiken gehen sie nicht gerne ein, weil eine falsche Entscheidung auf sie zurückfällt.

Was heißt das für deine Bewerbung?

Vor der Bewerbung

Um allen Arbeit und Zeit zu sparen, ruf am besten an, bevor du dich irgendwo bewirbst. Wenn keine Telefonnummer angegeben ist, lass dich durchstellen. Passende Zeiten können sein: früh morgens (außer montags, denn da ist immer besonders viel zu tun), kurz vor oder nach der Mittagspause oder am späten Nachmittag. Zu den anderen Zeiten finden nämlich häufig Vorstellungsgespräche statt. Alternativ kannst du per E-Mail nach einer passenden Zeit für einen Anruf fragen.

Im Telefonat

Sei wertschätzend und finde ein paar lobende Worte für die andere Person. Wenn die Stellenanzeige dich inhaltlich und sprachlich sehr angesprochen hat oder du etwas auf der Website gefunden hast, das du sehr außergewöhnlich findest, erwähne das gleich am Anfang. Damit hast du den Gesprächspartner auf deiner Seite. Frage dann, ob die Stelle noch frei ist und ob es sich lohnt, eine Bewerbung zu schicken.

Wenn du kurz (!) etwas zu dir und deinem Profil sagst, tun sich Personalerinnen leichter, einzuschätzen, ob es grundsätzlich passt. In der Regel werden sie zustimmen. Damit bist du einen Schritt weiter, denn jetzt wartet man ja auf deine Bewerbung.

In der Bewerbung

Beziehe dich unbedingt auf das Telefonat und bedanke dich dafür. Das ruft dich nochmals in Erinnerung. Stelle deine Bewerbung so zusammen, dass man sie gerne liest (alles in ein Dokument zusammenführen, logische Inhalte, positive Sprache, keine Floskeln). Versetze dich in die Lage einer fremden Person: Welche Punkte werfen sofort Fragen auf. Statt diese zu „vertuschen“, geh offen mit ihnen um und beantworte sie im Anschreiben.

Denk dran: alles, was Mehrarbeit verursacht, mögen Personalerinnen nicht und das hat nichts mit deiner Person zu tun, sondern mit ihrem Arbeitsaufkommen und ihrer Verantwortung. Wenn sie dich erst wieder anrufen oder anschreiben müssen, um etwas genauer herauszufinden, entscheiden sie sich oft für eine Absage. Denn das geht schneller!

Übrigens sind es häufig auch die Fachabteilungen, die Bewerbungen ablehnen und nicht die Personalerinnen. Wenn du also die Personalerin auf deiner Seite hast, wird sie sich dafür einsetzen, dass du eine Runde weiter kommst.

Aus Erfahrung weiß das
deine Kommplizin Gaby Feile

P.S.: Natürlich gibt es auch unter den Personalerinnen unterschiedliche Persönlichkeiten und alle Unternehmen ticken anders. Nicht alles, was hier steht, wird auf alle zutreffen. Aber vielleicht gibt es dir das gute Gefühl, es auch nur mit Menschen zu tun zu haben? Dann ist für beide Seiten viel gewonnen!

Über die Autorin

 

Gaby Feile hat als Personalerin Tausende von Bewerbungen gesichtet und unzählige Interviews geführt. Heute unterstützt sie Neudenker & Neumacher in Unternehmen dabei, ihre Ideen für eine bessere Arbeitswelt wahr zu machen. Mehr über Gaby Feile findest du auf ihrer Seite Kommboutique

 

 

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